展会现场管理工作内容

　　展会的不仅是宣传产品，更是展会服务质量的体现。提高展会现场的管理，不仅能带来更高的回报率，也能为参会者带来更舒适的观展形式，同时也能提高展会的品质，树立展会的品牌。所以为了保证展会顺利结束，就要做好现场管理工作，那现场管理包括什么呢？

 

 

展会现场管理工作内容

 

　　1、观众登记和入场管理

 

　　在入口处设置展览活动议程牌，便于观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。

 

　　2、现场广告管理

 

　　制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。

 

　　3、对参展商的行为管理

 

　　在布展、开展和撤展等不同阶段，主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。

 

　　4、安全管理

 

　　展会现场的安全管理主要涉及三个方面，即盗窃、火灾和卫生。为此，展会主办单位需要和消防、卫生和公安等部门主动联系，积极争取这些部门的支持。

 

　　5、交通、物流管理

 

　　现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握：一份相关联系人名单；场馆地图；现场交通规划草图；紧急情况应对计划；现场联络点，包括安全和志愿者。

 

　　6、餐饮管理

 

　　采取外包的方式，将展会期间餐饮区的经营权临时转让给知名酒店或连锁餐厅，并通过合同条款对其菜单、份量和价格等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。

 

　　7、证件管理

 

　　把印刷的各种证件发给放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和演讲嘉宾）。为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。

 

　　8、参展商和观众投诉处理

 

　　博览会举办过程中，不可避免地会存在个别参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉，有些则直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。

 

　　9、新闻管理

 

　　现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。

 

　　10、知识产权保护工作

 

　　主办方应在现场设立专门办公室，并聘请专职律师咨询。

 

　　11、现场保洁管理

 

　　现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负责。展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。

 

　　12、展览会运输代理商管理

 

　　运前：认真挑选运输商；运中：紧密联系运输商；进馆：迅速有序搬进场；展后：妥善处理参展品。

 

　　13、配套服务管理

 

　　在布展和撤展期间，主办单位应该为参展商提供相关配套服务，如出门证管理、餐饮服务、保安服务和消防管理等。

 

　　14、专业观众入场管理

 

　　填写登记表；办理证件；检查门票；领取参观指南；免费赠送或出售会刊；参观引导。

 

　　15、对专业观众的服务管理

 

　　现场咨询；商业搭对服务；餐饮、休息和娱乐服务。